Import von Mitgliederdaten

4. Import von Mitgliederdaten
4.1	Hinweise zum Datenimportservice
4.2	Allgemeine Hinweise
	– 4.2.1 Import im CSV-Format – 4.2.2 Import oder erweiterter Import?
4.3	Tabelle der bekannten Felder
	– 4.3.1 Personen und Adressdaten – 4.3.2 Kommunikationsdaten – 4.3.3 Eintritt, Austritt und Status – 4.3.4 Zahlungsart, Bankdaten und SEPA – 4.3.5 Abteilungen – 4.3.6 Beiträge – 4.3.7 variable Beiträge – 4.3.8 Familienbeiträge – 4.3.9 Debitorenkontonummern – 4.3.10 Ehrungen – 4.3.11 Zeiträume – 4.3.12 Notizen – 4.3.13 Freifelder – 4.3.14 Gemeinschaft
4.4	Voraussetzungen für einen erfolgreichen Datenimport
4.5	Musterdaten
4.6	Musterimport
	– 4.6.1 Meldung - "Die Adressdaten sind bereits vorhanden" – 4.6.2 Meldung - "Die Beitragsfelder enthalten nur einen Index. Sie müssen einen vorangestellten Index als Referenz auf die Abteilung enthalten, z.B. Beitragsbezeichnung_1_1."
4.7	Arbeiten nach einem erfolgreichen Import

 

4.1 Hinweise zum Datenimportservice

Wir kommen einem Datenimport durch eine automatische Erkennung bekannter Feldbezeichnung entgegen. Trotzdem bleibt der Datenimport eine einmalige und je nach Datenlage mehr oder weniger aufwändige Aktion. Nicht jeder ist bereit diese Zeit zu investieren. Aus dem Grund hat die Tineon AG und der DFB für ihre Produkte S-Verein bzw. DFBNet je einen optionalen Datenimportservice. Bitte führen Sie folgende Schritte vor einem Datenimportservice aus: Legen Sie alle benötigten Abteilungsbezeichnungen in der Vereinsverwaltung an Legen Sie alle verwendeten Beitragsbezeichnungen passend zur Abteilung an Schalten Sie bitte den Supportbenutzer frei - eine art Fernzugang - ohne den wir keine Daten importieren können   In der Vorbereitungsphase oder bei der Durchsicht der zu importierenden Daten schadet es nicht, sich vorab über einige Dinge im Klaren sein. Wir berechnen unsere vom Geschäftsjahresbeginn abweichenden Beiträge immer anteilig. Wenn Sie das nicht wollen, sollten Sie uns dies parallel zum Datenimportservice mitteilen. Wir übernehmen keine alten Kontenstände und setzen nach dem Import ein "Gebucht bis" auf das Ende des Vorjahres (Geschäftsjahresbeginn im Januar = Gebucht bis 31.12 des Vorjahres). Dies machen wir über die Sollstellung der Vereinsverwaltung. Sollten Sie Freifelder anlegen wollen (z.B. für die Anlage von Merkmalen wie zum Versand von Vereinszeitungen etc. sollten Sie uns dies vorab mitteilen. Schauen Sie sich bitte die Felder an die wir importieren können. Wir importieren nur was wir in der Datei die Sie uns zur Verfügung stellen sehen und verstehen. Erklärungen für Vor- und Zunamen brauchen wir natürlich nicht. Kryptische oder zweideutige Bezeichnungen sollten jedoch kurz erläutert werden. Felder wie die "Zusatzbeiträge" werden grundsätzlich nicht importiert wenn Sie dazu keine dedizierte Anweisung geben. Hintergrund: Diese Beiträge passen nicht in das Beitragsschema der Vereinsverwaltung. Man "kann" diese importieren aber Sie müssen diese "Zusatzbeiträge" uns gegenüber erläutern und uns mitteilen was in der Vereinsverwaltung daraus gemacht werden soll.

 

4.2 Allgemeine Hinweise

Die Vereinsverwaltung importiert ausschließlich Daten im CSV-Format (siehe Kapitel 4.2). Wir haben eine automatische Erkennung bekannter Spaltenüberschriften und Feldtypen uns bekannter Programme. Die Vereinsverwaltung wird im laufe des Imports beide Datenblöcke (Import und bekannte Datenfelder) gegenüberstellen. Sie können Einfluss auf die Zuweisung nehmen und diese in einem Profil abspeichern.

Export aus SPG-Verein

Für den Export der CSV Datei aus SPG-Verein haben wir eine kurze Anleitung bereitgestellt

 

Sie haben in der Online-Vereinsverwaltung zwei Varianten des Imports von Mitgliederdaten:

 

4.2.1 Import von Mitgliederdaten über eine CSV-Datei

Die Mitgliederdaten müssen als Textdatei im CSV-Format vorliegen. Der Import ermöglicht die automatische Zuordnung einer oder mehrerer Abteilungen pro Mitglied. Pro Abteilung kann dem Mitglied automatisch ein Mitgliedsbeitrag zugeordnet werden.

Dateiformat:
Zeile 1: Feldname 1;Feldname 2;Feldname 3; Feldname n
Zeile 2: Daten 1;Daten 2;Daten 3;Daten n
Zeile n: Daten 1;Daten 2;Daten 3;Daten n

Beispiel:
Anrede;Vorname;Nachname;Straße;PLZ;Ort;Eintrittsdatum;Status;Zahlungsart;Herr;Max;Mustermann;Musterstraße 5;;Musterstadt;01.01.2000;Aktiv;Lastschrift;Erika;Mustermann;Musterstraße 5;;Musterstadt;01.01.2001;Passiv;Bar

 

4.2.2 Erweiterter Import

Mit dem erweiterten Import können Sie nachträglich:

• Mitgliederdaten zu Bestandsdaten hinzufügen
• Bestandsdaten durch Mitgliederdaten ersetzen

 

Bitte beachten Sie, dass wir zur Zeit nicht alle Felder reimportieren können!

 

Klicken Sie dazu auf Mein Portal > Administration > Import/Export > Import und importieren Sie die Daten aus Ihrem bisher genutzten Vereinsprogramm.

 

4.3 Tabelle der bekannten Felder

 

Satzbeschreibung

• Hinweis zum Feldnamen mit einem Stern: Die mit * markierten Felder werden beim Import geprüft und müssen auf jeden Fall als Spaltenbezeichnung in der Importdatei vorhanden sein!. Sind diese leer, werden sie automatisch befüllt. Ein leeres Feld Vorname wird mit einem Füller kein_Vorname_x befüllt, wobei das x die Zeile in der Importdatei bezeichnet in der das leere Feld vom Importwerkzeug entdeckt wurde. Mit den Feldbegriffen kein_Nachname_x, kein_Ort_x, keine_Straße_x wird analog verfahren. Diese fehlenden und jetzt mit Platzhaltern versehenen Daten werden in einer Mitgliederliste [Zu ergänzende Mitgliederdaten] unter "Information > Mitgliederlisten" geführt. So können diese bequem irgendwann nach dem Import ergänzt werden.
• Hinweis zum Feldnamen mit zwei Sternen: Die mit ** markierten Felder werden beim Import ebenfalls geprüft und müssen auf jeden Fall als Spaltenbezeichnung in der Importdatei vorhanden sein!
• Hinweise zum Feldnamen mit einem "x" am Ende: Die Erweiterung x bei den Feldern Abteilung, Abteilungseintritt, Abteilungsaustritt, Beitragsbezeichnung, Beitragsstart, Beitragsende, Berechnet bis, Ehrung, Ehrungsbeschreibung, Ehrungsdatum, Zeitraum, Zeitraumbeschreibung, Zeitraum_von, Zeitraum_bis, Freifeldname und Freifeldwert sowie den Kommunikationsangaben Telefon, Fax, Mobil, Email, Web und Skype steht als Platzhalter für eine Gruppenkennung mit der die Feldtypen zu einer Gruppe zusammengefasst werden.
• Hinweise zum Feldnamen "G" und "P": Das Merkmal steht für Geschäftlich oder Privat. Die Spaltenüberschrift Telefon_G1 würde die Vereinsverwaltung als geschäftliches Telefon der Gruppe 1 einsortieren.
• Hinweis zu doppelten Feldinhalten: Die Felder Vorname, Nachname und Geburtsdatum werden beim Importieren auf doppelte Daten geprüft. Wenn es schon gleiche Datensätze gibt, können diese nicht importiert werden.

 

 

4.3.1 Personen und Adressdaten
Feldname	Max. Länge	Typ	Erlaubte Zeichen / Bemerkung
Mitglieds-Nr	15	Text	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/]   Regeln und Hinweise: Beim Import der Mitgliedsnummer erfolgt keine Prüfung ob diese bereits in der Vereinsverwaltung vorhanden ist.
Anrede	100	Text	Regeln und Hinweise: Die Anreden müssen in der Administration der Vereinsverwaltung unter (Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 1 > Anrede) vor einem Import definiert werden. Eine vordefinierte Anrede die beim Import nicht zum Geschlecht passt wird verworfen. Stattdessen wird eine Anrede verwendet, die zum Geschlecht passt. Nicht passende Angaben sind direkt nach dem Datenimport ausdruckbar.
Geschlecht*	18	Auswahl Männlich Weiblich Jur. Person oder sächlich	Das Feld ist in DFBNet ein Pflichtfeld!
Titel	100	Text	Regeln und Hinweise: Titel müssen in der Vereinsverwaltung vor einem Import unter (Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 1 > Titel) definiert werden.
Vorname *	50	Text	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]
Nachname *	245	Text	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]
Straße *	100	Text	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]
Zusatzadresse	100	Text	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]
PLZ*	15	Text	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]   Das Feld ist in DFBNet ein Pflichtfeld!
Ort	50	Text	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]
Land	50	Text	Regeln und Hinweise: Folgende Liste an Ländern ist zulässig. Wird das Land nicht angegeben, wird es automatisch auf Deutschland gesetzt.
Geburtsdatum*	10	Datum	Zulässige Zeichen: [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Regeln und Hinweise Ohne Geburtsdatum ist u.a. keine altersabhängige Beitragszuweisung möglich! Syntaktisch falsche Geburtdatumsangaben werden nicht importiert (12,003.1970) Das Geburtsdatum darf nicht "nach" Vereinseintrittsdatum liegen. In solchen Fällen wird das Geburtsdatum auf das Vereinseintrittsdatum gelegt. Diese Meldung ist nach dem Datenimport ausdruckbar. Das Feld ist in DFBNet ein Pflichtfeld!
Familienstand	100	Text	Regeln und Hinweise: Die Familienstände müssen in der Vereinsverwaltung unter (Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 1 > Familienstand) vor einem Import definiert werden.

 

4.3.2 Kommunikationsdaten
Telefon_[G|P]x	35	Text	Zulässige Zeichen: [0-9], [/], [-], [+], [( )], [Leerzeichen]
Fax_[G|P]x	35	Text	Zulässige Zeichen: [0-9], [/], [-], [+], [( )], [Leerzeichen]
Mobil_[G|P]x	35	Text	Zulässige Zeichen: [0-9], [/], [-], [+], [( )], [Leerzeichen]
E-Mail_[G|P]x	245	Text	Zulässige Zeichen: [0-9], [a-z], [A-Z], [.], [-], [_], [@] Regeln und Hinweise: Syntaktisch falsche E-Mailadressen werden nicht importiert. Solche Adressen sind nach dem Import ausdruckbar.
Web_[G|P]x	245	Text	Zulässige Zeichen: [0-9], [a-z], [A-Z], [.], [-], [:], [/]
Skype_[G|P]x	35	Text	Zulässige Zeichen: [0-9], [a-z], [A-Z], [.], [,], [-], [_], [@]

 

4.3.3 Eintritt, Austritt und Status
Eintrittsdatum **	10	Datum	Zulässige Zeichen: [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Regeln und Hinweise: Liegt das Vereinseintrittsdatum nach dem Abteilungseintrittsdatum wird das Abteilungseintrittsdatum vom Vereinseintrittsdatum überschrieben! Syntaktisch falsche Eintrittsdaten werden nicht importiert (z.B. der 31. Februar) Die Vorgaben für eine fehlendes Eintrittsdatum kann in der Importmaske voreingestellt werden
Austrittsdatum	10	Datum	Zulässige Zeichen: [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ
Austrittsgrund	100	Text	Regeln und Hinweise: Der Austrittsgrund muss in der Vereinsverwaltung unter (Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 1 > Austrittsgrund) vor einem Import definiert sein.
Status **	6	Auswahl Aktiv Passiv	Regeln und Hinweise: Der Status hat bei uns einen rein informellen Charakter. Er entscheidet keine weiteren Einstellungen. Die Vorgaben für eine fehlende Statusangabe kann in der Importmaske voreingestellt werden

 

4.3.4 Zahlungsart, Bankdaten und SEPA
Zahlungsart	11	Auswahl Lastschrift Überweisung Bar
Kontoinhaber (optional)	40	Text	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]   Regeln und Hinweise: Wenn der Kontonhaber fehlt wird der Name des Mitglieds nach dem Schema [Nachname], [Vorname] als Kontoinhaber eingesetzt.
Kontonummer (optional)	10	Zahl	Zulässige Zeichen: [0-9] Regeln und Hweise: Wenn die Kontonummer fehlt die IBAN aber vorhanden ist, wird die Kontonummer beim Import automatisch aus der IBAN ausgelesen
Bankleitzahl (optional)	8	Zahl	Zulässige Zeichen: [0-9] Regeln und Hweise: Wenn die Bankleitzahl fehlt die IBAN aber vorhanden ist, wird die bankleitzahl beim Import automatisch aus der IBAN ausgelesen
IBAN	22	Zahlen und Großbuchstaben	Zulässige Zeichen: [0-9],[A-Z],[Leerzeichen] Regeln und Hinweise: Aus einer IBAN alleine wird während des Importvorgangs BIC, Kontonummer, BLZ und Kredinstitut errechnet! Leerzeichen werden autom. entfernt
BIC (optional)	bis zu 11	Zahlen und Großbuchstaben	Zulässige Zeichen: [0-9],[A-Z] Regeln und Hinweise: Wenn die BIC fehlt die IBAN aber vorhanden ist, wird die BIC beim Import automatisch aus der IBAN errechnet Leerzeichen werden autom. entfernt
Kreditinstitut (optional)	255	Text	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]   Regeln und Hinweise: Wenn die Institutsbezeichnung fehlt, die IBAN aber vorhanden ist, wird die Institutsbezeichnung beim Import automatisch aus einem Institutsverezeichnis ausgelesen
Mandatsreferenz (optional)	35	Alphanumerisch	Zulässige Zeichen: [0-9], [a-z], [A-Z] Regeln und Hinweise: Die Vereinsverwaltung nimmt automatisch die Debitorenkontonummer als Mandatsreferenz wenn sie diese NICHT importieren! Mandatsreferenzen lassen sich später noch verändern sollten aber stehen bleiben, sobald dem Mitglied die Benachrichtigung über den SEPA Einzug vorliegt.
SEPA-Unterschriftsdatum_x	10	Datum	Zulässige Zeichen: [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Dies ist ein Pflichtfeld beim SEPA Mandatsimport!
SEPA-Merkmal_x (optional)	--	Auswahl: einmalig wiederkehrend	Regeln und Hinweise: Wird das Feld nicht mit importiert wird es automatisch beim Datenimport auf "wiederkehrend" gesetzt.
SEPA-Mandat_x (optional)	--	Auswahl: Externes Mandat Mandatsumdeutung	Regeln und Hinweise: Wird das Feld nicht mit importiert wird es automatisch beim Datenimport auf "Externes Mandat" gesetzt.
SEPA-Gültigkeitsdatum_x (optional)	10	Datum	Zulässige Zeichen: [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ
SEPA-Benachrichtigungsdatum_x (optional)	10	Datum	Zulässige Zeichen: [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Regeln und Hinweise: Das Benachrichtigungsdatum lässt sich nachträglich auch in den Werkzeugen unter (Mein Portal > Administration > Werkzeuge > SEPA-Mandate) setzen.

 

4.3.5 Abteilungen
Abteilung_x	255	Text	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]   Regeln und Hinweise: Im Feld Abteilung_x wird die Abteilung(en) des Mitgliedes angegeben. Abteilung_1 für die erste Abteilung, Abteilung_2 für die zweite Abteilung usw. Die Abteilungen müssen in der Vereinsverwaltung unter (Mein Portal > Administration > Stammdaten > Abteilungen) definiert werden. Beiträge sind abhängig von Abteilungen. Selbst wenn der Verein eigentlich keine Abteilung hat, benötigt er deshalb mindestens eine "Hauptabteilung".
Abteilungseintritt_x	10	Datum	Zulässige Zeichen: [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Regeln und Hinweise: Als "Abteilungseintritt" wird das Abteilungseintrittsdatum des Mitgliedes des Mitglieds bezeichnet. Das Datum bezieht sich dabei jeweils auf die unter Abteilung_x angegebene Abteilung. In Abteilungseintritt_1 wird das Eintrittsdatum in die Abteilung_1 angegeben, in Abteilungseintritt_2 das Eintrittsdatum in Abteilung_2 usw. Wird das Feld angegeben, muss auch das dazugehörende Feld Abteilung_x angegeben werden. Das Datum darf nicht vor dem Eintrittsdatum (in den Verein) liegen. Wird das Feld nicht angegeben, wird es automatisch auf das Eintrittsdatum (Verein) gesetzt.
Abteilungsaustritt_x	10	Datum	Zulässige Zeichen: [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Regeln und Hinweise: Regelung für das Importieren von ausgetretenen Mitgliedern: Wird kein Abteilungsaustrittsdatum importiert, wird das Vereinsaustrittsdatum verwendet.
Abteilungsstatus_x	6	Auswahl Aktiv Passiv	Zulässige Zeichen: [a-z], [A-Z] (ein zur Zeit rein informatorischer Wert)
Abteilungsstatus DFB_x	29	Auswahl Aktiv im Verbands- spielbetrieb Aktiv im Freizeitsport Passiv	Zulässige Zeichen: [a-z], [A-Z] (Diese Funktion ist nur für die DFB Variante der Vereinsverwaltung verfügbar und nur bei Abteilungen die als "Hauptverein" gekennzeichnet wurden selektierbar)
Abteilungsaustrittsgrund_x	100	Text	Regeln und Hinweise: Die Austrittsgründe müssen unter (Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 1 > Austrittsgrund) definiert sein.

 

4.3.6 Beiträge
Beitragsbezeichnung_x_x	50	Text	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]   Regeln und Hinweise: In diesem Feld wird die Bezeichnung des Beitrages angegeben, der für die dazugehörende Abteilung Abteilung_x erhoben wird. Die Beitragsbezeichnung muss unter (Mein Portal > Administration > Stammdaten > Beiträge) für die Abteilung_x definiert werden. Das Feld setzt voraus, dass das dazugehörige Feld Abteilung_x angegeben wurde.
Beitragsstart_x_x	10	Datum	Zulässige Zeichen: [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Regeln und Hinweise: In diesem Feld wird das Datum angegeben, ab dem der dazugehörige Beitrag mit der Bezeichnung Beitragsbezeichnung_x erhoben wird. Wird das Feld nicht angegeben, so wird das Datum automatisch auf das Datum des Abteilungseintritts gesetzt. Bitte beachten Sie in dem Zusammenhang, dass wir bei abweichenden Beitragsstartdaten und Geschäftsjahresbeginndaten grundsätzlich anteilig berechnen In dem Zusammenhang ist auch der Artikel (Beispiele für Auswirkung von Geschäftsjahr und Beitragsstart) interessant
Beitragsende_x_x	10	Datum	Zulässige Zeichen: [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Regeln und Hinweise: Regelung für das Importieren von ausgetretenen Mitgliedern: Wird kein Beitragsende importiert, wird das Abteilungsaustrittsdatum verwendet.
Berechnet bis_x_x (optional)	10	Datum	Zulässige Zeichen: [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Regeln und Hinweise: Das Berechnet bis Datum sollte nur einmal beim Datenimport oder alternativ nach dem Datenimport über die sogenannte (Sollstellung) in der Vereinsverwaltung gesetzt werden. Dieses Datum legt den Startzeitpunkt der Beitragsberechnung fest. Bitte beachten Sie das wir kein Kontenüberstände importieren!
Fälligkeitsdatum_x_x	10	Datum	Zulässige Zeichen: [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Regeln und Hinweise: Das Fälligkeitsdatum bietet eine Möglichkeit die selbe Beitragsbezeichnung bei "Mitglied A" zu einem anderen Zeitpunkt zu fordern als bei "Mitglied B". Wann ein Beitrag gefordert werden darf wird über das Vorschaudatum der Beitragsautomatik gesteuert. Die Datumsangabe hat nicht mit einem Bankfälligkeitsdatum zu tun.

 

4.3.7 variable Beiträge
Variabler Beitrag_x_x	20	Auswahl Ja Nein	Zulässige Zeichen: [a-z], [A-Z] Regeln und Hinweise: Hier wird angegeben ob es sich bei dem dazugehörigen Beitrag mit der Bezeichnung Beitragsbezeichnung_x_x um einen variablen Beitrag handelt oder nicht.
Zahlweise_x_x	20	Auswahl Einmalig Halbjahr Jahr Monat Quartal	Zulässige Zeichen: [a-z], [A-Z] Hier kann eine abweichende Zahlweise (Zahlungsintervall) für den Beitrag "Beitragsbezeichnung_x_x" angegeben werden. Wird hier nichts eingetragen, wird die unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Beiträge hinterlegte Zahlweise eingetragen. Das Feld setzt voraus, dass beim dazugehörigen Feld „Variabler Beitrag_x_x“ ein „Ja“ angegeben wurde.
Zahlweise sperren_x_x	20	Auswahl Ja Nein	Zulässige Zeichen: [a-z], [A-Z] Regeln und Hinweise: Hier kann die Zahlweise des Beitrags für Änderungen aus der Administration durch das setzen der Option Zahlweise sperren geschützt werden. Ist die Zahlweise gesperrt haben Änderungen bei der Zahlweise unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Beiträge keine Auswirkung bei diesem MItglied/Beitrag auf die Zahlweise. Das Feld setzt voraus, dass beim dazugehörigen Feld „Variabler Beitrag_x_x“ ein „Ja“ angegeben wurde.
Formel_x_x	255	Mathematische Zeichen sowie der Platzhalter [GRUNDBETRAG]	Zulässige Zeichen: [[GRUNDBETRAG]], [0-9], [,], [+], [-] , [*], [/], [(], [)], [[], []] Regeln und Hinweise: Hier kann mit einer Formel die Höhe des Beitrags mit der Bezeichnung „Beitragsbezeichnung_x_x“ festlegt werden. Wird hier nichts eingetragen, wird [GRUNDBETRAG]*1 eingetragen. Das Feld setzt voraus, dass beim dazugehörigen Feld „Variabler Beitrag_x_x“ ein „Ja“ angegeben wurde.
Grundbetrag1_x_x	11	Dezimalzahl	Zulässige Zeichen: [0-9], [,] Hier kann die Höhe des Grundbetrags mit der Bezeichnung „Beitragsbezeichnung_x_x“ festlegt werden. Wird hier nichts eingetragen, wird der unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Beiträge hinterlegte Grundbetrag eingetragen. Das Feld setzt voraus, dass beim dazugehörigen Feld „Variabler Beitrag_x_x“ ein „Ja“ angegeben wurde.
Grundbetrag sperren1_x_x	20	Auswahl Ja Nein	Zulässige Zeichen: [a-z], [A-Z] Regeln und Hinweise: Hier kann Grundbetrag des Beitrags für Änderungen aus der Administration durch das setzen der Option Grundbetrag sperren geschützt werden. Ist die Grundbetrag gesperrt haben Änderungen bei der Zahlweise unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Beiträge keine Auswirkung bei diesem Beitrag auf den Grundbetrag. Das Feld setzt voraus, dass beim dazugehörigen Feld „Variabler Beitrag_x_x“ ein „Ja“ angegeben wurde.

 

4.3.8 Familienbeiträge
FBZ_x_x	10	Zahl	Zulässige Zeichen: [0-9] Regeln und Hinweise: In der Vereinsverwaltung kann es immer nur einen Familienbeitragszahler pro Familienbeitrag und Mitglied geben Diesem Zahler wird der Beitrag zugeordnet Dieses Mitglied zahlt auch für den Familienbeitrag Der erste Index referenziert immer auf die Abteilung während der zweite Index immer auf den Beitrag zeigt Der Beitrag muss vorab in der Vereinsverwaltung als "Familienbeitrag" angelegt worden sein. Ansonsten wird die Zuordnung beim Import mit einer Fehlermeldung abgebrochen. Die Ordnungszahl darf frei vergeben werden, ist jedoch immer eindeutig
FBM_x_x	10	Zahl	Zulässige Zeichen: [0-9] Regeln und Hinweise: In der Vereinsverwaltung kann es einen oder mehrere Familienbeitragsmitglieder geben Es muss aber immer mindestens einen Familienbeitragszahler geben Die Ordnungszahl darf mehrfach vergeben werden referenziert jedoch immer eindeutig auf eine existierende gleichlautende FBZ-Nummer
Zur Veranschaulichung haben wir ein Muster angelegt

 

4.3.9 Debitorenkonten
Debitorenkonto-Nr	5	Zahl	Regeln und Hinweise: Debitorkonten gehen in der Vereinsverwaltung von 10000 bis 69999 Für die SEPA Mandatsreferenz - falls nicht importiert - verwendet die Vereinsverwaltung die Debitorenkontonummer. Wenn Sie keine Debitorkonten importieren generiert die Vereinsverwaltung während dem Import selbständig Debitorkonten mit der der ersten freien Nummer!

 

4.3.10 Ehrungen
Ehrung_x	100	Text	Regeln und Hinweise: Die Ehrungen müssen in der Vereinsverwaltung vorab unter (Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 2 > Ehrungen) definiert werden.
Ehrungsbeschreibung_x	100	Text	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]
Ehrungsdatum_x	10	Datum	Zulässige Zeichen: [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ

 

4.3.11 Zeiträume
Zeitraum_x	100	Text	Regeln und Hinweise: Die Zeiträume müssen in der Vereinsverwaltung vorab unter (Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 2 > Zeiträume) definiert sein.
Zeitraumbeschreibung_x	100	Text	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]
Zeitraum_von_x	10	Datum	Zulässige Zeichen: [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ
Zeitraum_bis_x	10	Datum	Zulässige Zeichen: [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ

 

4.3.12 Notizen
NotizArt_x	n.v.	Auswahl Telefonat Besprechung Sonstiges	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]   Art der Notiz Default ist "Sonstiges"
NotizPrio_x	n.v.	Auswahl Niedrig Normal Hoch	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]   Notiz Priorität Default ist "Normal"
NotizBetreff_x	100	Text	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]   Betreff der Notiz Dies ist ein Pflichtfeld wenn man Notizen importieren will
NotizInhalt_x	>10.000	Text	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [Zeilenümbrüche], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘], [[], []]   Inhalt der Notiz Dies ist ein Pflichtfeld wenn man Notizen importieren will
NotizDatum_x	10	Datum	Zulässige Zeichen: [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Datum der Notiz Default ist Tagesdatum

 

4.3.13 Freifelder
Freifeldname_x	100	Text	Regeln und Hinweise: Die Freifeldnamen müssen alle vorab unter (Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 2 > Freifelder) definiert sein.
Freifeldwert_x	100	Text	Regeln und Hinweise: Die Freifeldwerte vom Typ Auswahl müssen wie die Freifeldnamen ebenfalls angelegt werden Die Freifeldwerte vom Typ Text und Datum sind dagegen frei zu importieren und müssen nur den Feldkonventionen (Text = Text und Datum = TT:MM:JJJJ) entsprechen

 

4.3.14 Gemeinschaft
Gemeinschaft	50	Text	Zulässige Zeichen:   [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;]   Regeln und Hinweise: Alle Personen die in diesem Feld denselben Wert stehen haben (z.B. Müller) werden unter (Mein Portal > Administration > Stammdaten > Gemeinschaft) zu einer Gemeinschaft zusammengefasst.

 

¹ Die Erweiterung _x bei den Feldern Abteilung, Abteilungseintritt, Abteilungsaustritt, Beitragsbezeichnung, Beitragsstart, Beitragsende, Berechnet bis, Ehrung, Ehrungsbeschreibung, Ehrungsdatum, Zeitraum, Zeitraumbeschreibung, Zeitraum_von, Zeitraum_bis, Freifeldname und Freifeldwert steht als Ersatz für eine Ganzzahl über die eine Beziehung dieser Felder untereinander hergestellt wird.

 

 

4.4 Voraussetzungen für einen erfolgreichen Datenimport

• Alle zu importierenden Abteilungsbezeichnungen müssen vorab in der Vereinsverwaltung angelegt sein
• Alle zu importierenden Beitragsbezeichnungen müssen vorab in der Vereinsverwaltung angelegt sein und zur Abteilung passen
• Syntaktische Fehler wie zum Beispiel "bitte bei Herr Müller klingeln" im Feld IBAN werden als Fehler gewertet
• Logische Fehler wie zum Beispiel der Vereinseinstritt der vor dem Geburtsdatum liegt werden als Fehler gewertet
• Die Importdatei muss im CSV Format vorliegen getrennt nach Trennzeichen
• Die Importdatei darf nicht mehr als 1000 Datensätzen beinhalten. Splitten Sie die Daten falls nötig auf.
• Achten sie darauf keine leeren Spalten oder Reihen zu importieren
• Minimieren Sie den Umfang der zu importierenden Bankdaten. Wir generieren beim import aus einer IBAN alleine alle anderen Bankdaten automatisch.
• Beachten Sie das wir unterjährig eingetretene Mitglieder sowohl anteilig/als auch voll durch das setzen des Beitragsstartdatums berechnen können
• Einige Angaben wie Abteilungseintritt und Beitragsstart basieren auf dem Vereinseintritt falls diese Angaben fehlen
• Eine Mandatsreferenz wird der Debitorkontennummer gleichgesetzt (10.000 + 1) falls Sie diese nicht explizit importieren

 

Musterdaten: (bitte bei einem eigenen Export aus Excel immer CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv) verwenden)

ein Import mit normalen Beiträgen muster_mitgliederliste_csv-import_abt-u-beitraege_v1-01.xlsx und ... ein Import mit variablen Beiträgen muster_mitgliederliste_csv-import_abt-u-variable-beitraege_v1-00.xlsx Wir haben außerdem noch eine muster_spg_zu_s-verein.xlsx aus einem typischen SPG-Verein Export. Zeile 1 beinhaltet die S-Verein bekannten Felder. Zeile 2 war das Original aus SPG-Verein. Die Farblegende: rot = nicht übernahmefähig bzw. nur als Notiz oder Freifeld importierbar blau = automatisch berechnet oder obsolet grün = bekannt

 

4.6 Musterimport

Importieren Sie Ihre aufbereitete CSV-Datei in die Online-Vereinsverwaltung
Wählen Sie Mein Portal > Administration > Import/Export > Import > Mitglieder. Wählen Sie durch einen Klick auf „Durchsuchen“ Ihre CSV-Datei aus.
Klicken Sie nun auf „Weiter“.

CSV-Import einer Mitgliederdatei

 

Die Importdatei wird nun überprüft. Die Fehlerhinweise helfen Ihnen die CSV-Datei zu korrigieren. Die Online-Vereinsverwaltung importiert nur fehlerfrei aufbereitete CSV-Dateien. Korrigieren Sie die CSV-Datei entsprechend und importieren Sie die Datei erneut.

 

4.6.1 - Es kommt die Meldung: Die Adressdaten sind bereits vorhanden

Mitgliedsdaten die bereits vorhanden sind können durch einen Import nicht überschrieben werden. dies ginge nur über einen erweiterten Import. Der erweiterte Import unterstützt allerdings nicht alle Felder und erwartet darüber hinaus als Grundlage einen zuvor erstellten erweiterten Export.

 

4.6.2 Es kommt die Meldung: "Die Beitragsfelder enthalten nur einen Index. Sie müssen einen vorangestellten Index als Referenz auf die Abteilung enthalten, z.B. Beitragsbezeichnung_1_1."
Mit der Einführung des variablen Beitrags mussten wir (Aufgrund der vielen neuen Feldern) auch den Datenexport sowie den Datenimport neu aufbauen. Damit die Zuordnung Abteilung/Beitrag funktionieren kann müssen beitragsbezogene Werte zwei Indizies erhalten.
Der erste Index (_1) steht für die Zuordnung des Beitrags zur Abteilung_1
Der zweite Index (_1_1) gruppiert alle beitragsbezogenen Daten
Hier ein kleines Beispiel bei dem für eine Abteilung "Hauptverein" 2 Beiträge importiert und für eine 2. Abteilung "Handball" ein Beitrag importiert werden sollen. Abteilung Hauptverein mit einem Abteilungseintrittsdatum zum 01.01.2015 Beitrag "Jahresbeitrag" mit einem Beitragsstart zum 01.01.2015 Beitrag "Aufnahmegebühr" mit einem Beitragsstart zum 01.07.2015 Abteilung "Handball" mit einem Abteilungseintrittsdatum zum 01.10.2014 Beitrag "Handballbeitrag" mit einem Beitragsstart zum 01.01.2015
In der CSV-Datei steht dann:
Spaltenüberschrift	Zelleninhalt
Abteilung_1	Hauptverein
Abteilungseintritt_1	01.01.2015
Beitragsbezeichnung_1_1	Jahresbeitrag
Beitragsstart_1_1	01.01.2015
Beitragsbezeichnung_1_2	Aufnahmegebühr
Beitragsstart_1_2	01.07.2015
Abteilung_2	Handball
Abteilungseintritt_2	01.03.2015
Beitragsbezeichnung_2_1	Handballbeitrag
Beitragsstart_2_1	01.01.2015
Durch die Indizes werden die Daten beim Datenimport (Schritt 3) automatisch korrekt gruppiert.

 

Weitere Abteilungen und Beiträge können auch in der Administration über das Werkzeug Abteilungs-/Beitragszuordnung zugeordnet werden.

Sofern die CSV-Datei korrekt eingelesen werden konnte, können Sie nun die Felder Ihrer bisherigen Mitgliedsverwaltung den Feldern in der Online-Vereinsverwaltung zuordnen:

Zuordnung von Feldern beim Import von Mitgliedern

 

In der ersten Spalte ganz links werden alle Felder aus der CSV-Datei (bisherige Anwendung) angezeigt.

Die zweite Spalte dient zur Zuordnung der Feldnamen aus der CSV-Importdatei zu den Feldnamen der Online-Vereinsverwaltung. Die Online-Vereinsverwaltung versucht die Feldnamen soweit möglich automatisch zuzuordnen. Gelingt dies nicht, weil z.B. die Bezeichnung eines Felds aus Ihrem bisherigen Programm nicht mit der Feldbezeichnung der Online-Vereinsverwaltung übereinstimmt (Beispiel Strasse - Straße), wird das Feld mit „Nicht übernehmen“ gekennzeichnet.
Diese Felder sollten Sie soweit möglich manuell durch die entsprechende Auswahl zuordnen.

In der dritten Spalte müssen Sie für Kommunikationsdaten (Telefon, Fax, E-Mail, Mobil) festlegen, ob es sich um einen privaten oder geschäftlichen Eintrag handelt.

In der vierten Spalte können Sie zusammengehörende Daten bündeln, indem Sie einen gemeinsamen Zähler vergeben. Eine Gruppierung muss bei Kommunikationsdaten, sowie bei der Abteilungs-/Beitragszuordnung gemacht werden:

• Kommunikationsdaten: Felder (aus Spalte 2) mit den Bezeichnungen Telefon, Fax, Mobil, E-Mail etc.
• Abteilungs-/Beitragszuordnung: Felder (aus Spalte 2) mit den Bezeichnungen Abteilung, Abteilungseintritt, Beitragsbezeichnung und Beitragsstart.
• Verwenden Sie unbedingt für jede Gruppierung einen andere Zahl.
• Verwenden Sie Identifizierungen wie "_G1", "_P1" (Geschäftlich Gruppe 1, Privat Gruppe 1) um der Online-Vereinsverwaltung sofort klar zu machen, wer wohin gehört.
   

Beispiel: Feldzuordnung beim Import eines Mitgliedes mit privaten sowie geschäftlichen Kommunikationsdaten. Das Mitglied befindet sich in 2 Abteilungen: Zähler für Gruppierung 1 fasst zusammen: Kommunikationsdaten „Privat“ Zähler für Gruppierung 2 fasst die Abteilungsangaben dere ersten Abteilung zusammen Zähler für Gruppierung 3 fasst die Beitragsangaben des ersten Beitrags zur ersten Abteilung zusammen Zähler für Gruppierung 4 fasst die Abteilungsangaben dere zweiten Abteilung zusammen Zähler für Gruppe 5 fasst die Beitragsangaben des ersten Beitrags zur zweiten Abteilung zusammen

Wenn Sie die Importdatei korrekt umsetzen, gibt es bei der Feldzuweisung nichts mehr zu tun.

Tipp1: Legen Sie die Spaltenbezeichnungen gleich so in z.B. Excel an, daß die Online-Vereinsverwaltung diese wiedererkennt und selbständig zuweist. Hintergrund: Der Import funktioniert nicht immer beim ersten Mal, da oftmal Feldzuweisungen nicht zuweisbar, Feldwerte ungültig sind oder fehlen. Dann importiert die Online-Vereinsverwaltung die Daten nicht! So ersparen Sie sich beim erneuten Importieren die Feldzuweisung.

Tipp2: Die Reihenfolge der Spaltenbezeichnungen sind für den CSV Import unerheblich - wenn die Online-Vereinsverwaltung die Spaltenbezeichnungen wiedererkennt!

 

Wurde die Zuordnung abgeschlossen, klicken Sie auf „importieren“. Wenn der Import erfolgreich war erfolgt die Meldung: „Es wurden x von x Mitgliederadressen importiert. Sie können die importierten Daten unter Information > Mitglieder bearbeiten.“

 

4.7 Arbeiten nach einem erfolgreichen Import

4.7.1 Ergänzende Abteilungs-/Beitragszuordnung
Nach dem Import können nun den importierten Mitgliedern nach Bedarf weitere Abteilungen und Beiträge zugewiesen werden. Klicken Sie auf Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Abteilungs-/ Beitragszuordnung.

Zunächst werden Ihnen diejenigen Mitglieder angezeigt, bei denen das Eintrittsdatum in den Verein und/oder der Status (Aktiv/Passiv) noch nicht erfasst wurden.

 

Abbildung 1: Abteilungs- und Beitragszuordnung (1). Die Liste kann über den Button „Drucken“ ausgedruckt werden

Hinweis: Nutzen Sie diese Liste später, um die fehlenden Daten bei den einzelnen Mitgliedern nachzuerfassen. Das Eintrittsdatum in den Verein, sowie den Mitgliedsstatus erfassen Sie bei den Zusatzdaten des jeweiligen Mitglieds unter Information > Mitglieder indem Sie das entsprechende Mitglied bearbeiten.

 

Um mit der Abteilungs-/Beitragszuordnung zu beginnen, klicken Sie auf Weiter zur Abteilungs-/ Beitragszuordnung.

Es werden nun alle Mitglieder aufgelistet, deren Grunddaten für eine Abteilungs- und Beitragszuordnung erfasst sind.

Abbildung 2: Abteilungs- und Beitragszuordnung (2)

Erfassen Sie pro Mitglied die Abteilungen und das jeweilige Datum für den Abteilungseintritt. Speichern Sie die Abteilungszuordung jeweils durch einen Klick auf das Symbol (links).

Erfassen Sie pro Mitglied und zugeordneter Abteilung einen Beitrag. Speichern Sie die Beitragszuordung durch einen Klick auf das Symbol (rechts).

Blättern Sie nun ggf. zur nächsten Seite und wiederholen Sie den Vorgang für jedes Mitglied.

Hinweis: Fehlerhafte Abteilungs-/Beitragszuordnungen können Sie in diesem Modul nicht ändern. Gehen Sie hierzu unter Information > Mitglieder zu dem einzelnen Mitglied und ändern Sie die Beitragszuordnung dort.

 

4.7.2 Einmalige Sollstellung ausführen
Den frisch importierten Mitgliedern fehlt die Informationen bis zu welchem Zeitpunkt der letzte Beitrag eingezogen wurde. Das Datum wird beim Buchen von Forderungen seitens der Beitragsautomatik selbständig gesetzt. Bestandsmitgliedern fehlt dieses sog. "Gebucht bis"-Datum aber noch komplett. Mit dem Sollstellungswerkzeug kann man dies einmalig einsetzen um der Beitragsautomatik einen Anhaltspunkt zu geben, ab wann sie ihre Forderungen erstellen darf.

Bei einem zuletzt gezahlten Halbjahresbeitrag bis mitte 2017 wäre das "Gebucht bis"-Datum auf den 30.06.2017 zu setzen.

 

 

Sie könnten jetzt fortfahren die Online-Vereinsverwaltung zu konfigurieren.

---

_{Letztes Update 29.10.2019 (FZi)}