Unter Debitorenkonto können Sie für das Mitglied, das Sie gerade bearbeiten, alle Buchungen ansehen. Sie können auch über die Suche sich nur Buchungen eines bestimmten Zeitraums ansehen.
Die Debitorenkontonummer des Mitglieds wird in der Überschrift in Klammer angezeigt. Debitorkonten fangen bei uns immer bei 10.000 an und werden fortlaufend hochgezählt und nur "einmal" verwendet - dazu gehören auch zwischenzeitlich gelöschte Mitglieder. Wollen Sie eine andere Zählweise planen müssen Sie neue Mitglieder mit ihren passenden Debitorkontennummern über den Mitgliederimport importieren.
Innerhalb der Einträge bei den Debitorkonten lassen sich nach Buchungen suchen. Geben Sie dazu bitte den Datumsbereich an der angezeigt werden soll und klicken Sie auf [Suchen].
| Buchungsdatum von/bis | Das Buchungsdatum zu dem der Betrag gebucht wurde |
| Guthaben verrechnen | Dieser Schalte wird grün sobald (a) ein Guthaben auf dieses Debitorkonto verbucht wurde und (b) eine Forderung zu diesem Debitorkonto existiert. |
| Beleg | Eine Belegnummer die sich wie folgt zusammensetzt BE[Datum]-[fortlaufende Buchung insgesamt]-[fortlaufende Buchungsnummer des Mitglieds] |
| Satz-Nr | fortlaufende Nummer die den Buchungssatz markiert und z.B. bei Stornos oder Einzahlungend darauf Bezug nimmt |
| Konto | Bezeichnung des Buchungskontos aus dem Kontenrahmen |
| Text | Der Buchungstext |
| Umsatz | Aufgelistete Forderungen und Einzahlungen |
| Saldo | aktueller Zahlungsstand |
| Hinweis: Zur besseren Übersicht sollten Sie das Debitorenkonto absteigend nach Datum oder Satz-Nr sortieren. Also ältestes Datum unten bzw. größte Satznummer unten. |
Wir schauen uns mal exemplarisch einen möglichen Buchungsverlauf an:
[1] Die Forderung
Dem Mitglied Max Mustermann wurde am 16.05.2020 über die Beitragsautomatik eine Forderung über 75 Euro erstellt und gebucht. Diese Forderung findet sich so auch on den offenen Posten wieder. Die Forderung wurde über das Einnahmekonto 2110 (Echte Mitgliedsbeiträge bis 300 Euro) gebucht.
[2] Die Einzahlung
Der Verein weiss, das er im Falle dass die Bank den Beitrag nicht einziehen kann, benachricht wird. Aus dem Grund hat der Verein die Forderung an den Lastschriftzahler Max Mustermann im Lastschriftassistent über das Euro-Symbol auf gleich als bezahlt gesetzt. Dazu wurde das Aktivkonto 945 verwendet. Ein Buchungskonto das unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen mit dem Bankkonto verknüpft wurde. Dabei ist das Geld noch gar auf dem Vereinskonto! Im Fall das unser Max Mustermann kein Lastschriftzahler ist, geht diese Einzahlung nur über die offenen Posten!
Dadurch das die Forderung gegen gebucht - also "als bezahlt" gesetzt wurde, beläuft sich die Forderung beim Mitglied wieder auf Null Euro. Das Konto ist ausgeglichen! Jetzt hat der Verein keine Forderung mehr gegenüber dem Mitglied offen.
[3] Storno der Einzahlung und Stornogebühr (... mehr zum Storno)
Leider hat Herr Mustermann doch prompt vergessen das er inzwischen bei einer ganz anderen Bank untergekommen ist. Der Verein hat dies an einem Rückläufer gemerkt, den der Kassier von der Bank erhalten hat. Der Einzug klappt so natürlich nicht. Herr Mustermann schickt seine Bankdaten eiligst dem Verein. Allerdings muss der Verein auch noch eine Bearbeitungsgebühr der Bank in Höhe von 5 Euro berappen. Der Verein muss also (a) die Einzahlung stornieren und (b) dem Mitglied leider eine Stornogebühr aufbrummen.
Für das Verständnis habe ich hier mal nach Satznummer sortiert. Damit wird deutlicher, dass sich die Stornierung und die Stornogebühr auf die Einzahlung (-75,00 Euro) beziehen. Der Satz 1623 wird ja ejeweils genannt. Sie sehen im Saldo, dass jetzt 80 Euro an Forderungen wieder offen sind. Der nächste Lastschriftlauf wird diese Forderung wieder sehen können. Wie immer wird auch diese Forderung in den offenen Posten auftauchen. Vor dem nächsten Lastschriftlauf sollten jedoch die Bankdaten korrigiert werden.
[4] Die (Teil) Einzahlung (... mehr zu Teileinzahlungen)
Der Herr Mustermann hat ein schlechtes Gewissen und fährt direkt zur Geschäftsstelle des Vereins um seine 80 Euro direkt zu zahlen - hat aber nur noch 50 Euro in der Tasche. Die gibt er dem Verein der nun die 50 Euro als Einzahlung auf die 80 Euro Forderung hier einbucht. Gebucht wird hier an die Barkasse (Buchungskonto 920) des Vereins. Es bleiben noch 30 Euro offen. Da wir eine Einzahlung auf die Forderung in Höhe von 75 Euro gemacht haben - sehen wir in den offenen Posten noch zwei Forderungen. Eine über die verbliebenen 25 Euro der Forderung aus Satz 5 und unsere Stornogebühr mit 5 Euro aus Satz 8.
[5] Die Guthabenverrechnung (... mehr zur Guthabenverrechnung)
Der Benutzer der Herr Mustermanns Einzug fertig machen will wird darauf aufmerksam gemacht das es eine Sonderregelung gab die dem herrn Mustermann ein Guthaben aus dem voran gegangenem Beitragslauf in Höhe von 20 Euro garaniert. Der Kollege des Benutzers hat just gerade eben das Guthaben eingebucht selbst aber noch nicht verrechnet.
Letztes Update 16.07.2019 (FZi)